Automatización del seguimiento de producción y retrasos

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Optimizamos el recorrido de los datos de producción de Talleres Arrieta, desde la consulta SQL inicial hasta los informes de gestión. El proyecto combinó la mejora de la consulta, la adaptación de la vista de Microsoft Project para obtener una única descarga y la automatización de los análisis de producción y retrasos en Excel mediante Power Query.

El equipo trabajaba con Project para planificar y trasladaba información a distintos Excel mediante copiados, pegados y cálculos manuales. Reorganizamos ese proceso para que una exportación completa alimentara cada actualización. Los libros preparan los datos y renuevan los indicadores, tablas y gráficos, conservando el histórico necesario para analizar la evolución de la actividad.

Objetivo

  • Optimizar la consulta SQL como primer paso de la mejora del proceso de datos.
  • Simplificar la extracción de Project y reunir en una única descarga los campos necesarios para los análisis.
  • Automatizar el seguimiento de la producción, la cartera de pedidos y la carga pendiente por máquina y sección.
  • Conservar los cortes semanales y comparar la evolución de la actividad con criterios homogéneos.
  • Preparar un listado actualizable de los trabajos con más de cinco días de retraso previsto para las reuniones de producción.
  • Facilitar el uso y mantenimiento de las herramientas dentro del entorno habitual del equipo.

Metodología

Optimización de la consulta SQL
Comenzamos optimizando la consulta SQL utilizada en el proceso de datos de producción. Esta intervención fue el punto de partida para abordar después la extracción desde Project y el tratamiento de la información en los libros de análisis.

Una única descarga desde Project
Revisamos la operativa con la responsable de producción y adaptamos la vista de Project para reunir los datos económicos, las fechas, los recursos y el trabajo restante. Incorporamos los identificadores y la información de jerarquía necesarios para distinguir los trabajos de sus fases y evitar sumar tareas resumen y subtareas a la vez.

La nueva vista permite obtener una exportación completa, en lugar de copiar varias vistas por separado. También evaluamos la alternativa cloud y mantuvimos Project de escritorio por su adecuación a las necesidades de planificación de recursos de Arrieta.

Automatización de los análisis con Power Query
Desarrollamos dos libros Excel independientes que leen las exportaciones mediante Power Query. Las consultas reconocen los campos por su nombre, transforman fechas, importes y horas, aplican las reglas acordadas y cargan los resultados en las tablas que alimentan los informes.

El libro de producción combina el histórico inicial con los nuevos cortes semanales. Calcula la cartera total y sin Gamesa, la producción y la carga pendiente, y presenta el detalle por máquina, las agrupaciones por sección y la comparación entre semestres. El libro de retrasos utiliza la exportación elegida para generar el listado de trabajos pendientes cuyo fin previsto supera en más de cinco días naturales la fecha límite.

Contrastamos los resultados con las exportaciones y los análisis anteriores, revisamos las desviaciones con el equipo y probamos la incorporación de nuevas semanas. Completamos la entrega con instrucciones de instalación, uso y mantenimiento, y con rutas de origen editables desde las propias hojas de configuración.

Tecnologías

  • SQL
  • Microsoft Project de escritorio
  • Microsoft Excel 2024
  • Microsoft Power Query

Resultados

Extracción
simplificada

El proceso parte de una consulta SQL optimizada y de una vista de Project preparada para obtener una única descarga completa. El equipo dispone de una forma común de extraer la información necesaria para los análisis.

Producción y carga visibles por máquina y sección

El libro reúne los indicadores generales y el detalle de cada recurso. Permite conocer la producción semanal, su peso sobre el total, la carga pendiente en horas y la cartera, con agrupaciones de tornos, centros, rectificado y barrenado.

Histórico y comparativas actualizables

Las exportaciones semanales se conservan y se incorporan al análisis al actualizar el libro. Las medias anuales tienen en cuenta las semanas transcurridas, incluidas las vacaciones, y las vistas semestrales permiten comparar la producción acumulada disponible, señalando los periodos todavía incompletos.

Listado de retrasos para la reunión de producción

Un libro independiente identifica los trabajos pendientes con desvíos superiores al umbral acordado y prepara el listado para imprimir. La responsable puede elegir la exportación de la reunión y actualizarlo sin modificar las consultas.

Actualización
desde Excel

Una vez guardada la exportación, el usuario pulsa Actualizar todo para renovar el análisis correspondiente. Las reglas de cálculo quedan incorporadas en los libros y las guías explican cómo añadir datos, cambiar las rutas y revisar las incidencias de carga.

Reducción de tiempo de preparación y de errores potenciales

Pasar de un proceso muy manual a un proceso altamente automatizada libera de mucho tiempo de poco valor añadida a la encargada del análisis y minimiza las posibilidades de cometer errores.

Gracias al excelente trabajo realizado por Iulen (Datacy), hemos conseguido importantes mejoras en el proceso de traspaso de datos entre el ERP y el programa de producción. Una tarea que hasta ahora requería mucho trabajo manual se ha convertido prácticamente en un proceso automático. Además, esta mejora ha permitido automatizar también gran parte del análisis de datos, facilitándonos la obtención de información clave para la toma de decisiones.

Gracias a su colaboración, hemos conseguido reducir considerablemente las horas dedicadas tanto al traspaso de datos del ERP al programa de producción como al posterior análisis de la información.

Maider Larrañaga - Producción (Talleres Arrieta)